Rooming list-ul este lista nominală a participanților dintr-un grup, împărțiți pe camere, pe care agenția o trimite hotelului înainte de sosire. Pe baza ei, hotelul alocă fizic camerele, pregătește paturile potrivite și verifică datele la check-in. O listă corectă, transmisă la termenul din contract, previne cele mai multe probleme de la recepție: camere duble în loc de twin, nume greșite sau copii neanunțați.
Ce este un rooming list și de ce contează?
Un rooming list este documentul care leagă rezervarea de grup, făcută inițial ca număr de camere, de persoanele reale care vor ocupa aceste camere. Contractul cu hotelul stabilește câte camere și de ce tip sunt blocate; rooming list-ul spune cine stă în fiecare.
Pentru agenție, lista este și instrumentul de control al costurilor. Camerele blocate și neocupate până la termenul de eliberare pot fi facturate, în funcție de condițiile negociate. Felul în care se stabilesc aceste condiții este descris în articolul despre negocierea tarifelor de grup cu hotelierii.
Ce coloane are un rooming list complet?
Un rooming list complet are, pentru fiecare cameră, tipul camerei, numele ocupanților, datele de sosire și plecare, tipul de masă și observațiile speciale. Formatul tabelar, într-un fișier editabil, este preferat de majoritatea hotelurilor.
| Coloană | Exemplu de conținut | Observație |
|---|---|---|
| Nr. cameră în listă | 1, 2, 3… | Numerotare internă, nu numărul real al camerei |
| Tip cameră | SGL, DBL, TWN, TPL | DBL are pat matrimonial, TWN are două paturi separate |
| Nume și prenume | Așa cum apar în actul de identitate | Fără prescurtări sau porecle |
| Sosire / plecare | Datele exacte pentru fiecare cameră | Se marchează cine sosește sau pleacă diferit |
| Masă | Mic dejun, demipensiune, pensiune completă | Conform contractului |
| Observații | Copil de 7 ani, regim fără gluten, acces fără trepte | Vârsta copiilor se scrie mereu |
Cum se împart participanții pe camere?
Participanții se împart pe camere după solicitările scrise din fișele de înscriere, nu după presupuneri. Cuplurile primesc de regulă camere duble, colegii sau prietenii camere twin, iar persoanele care călătoresc singure, fie cameră single cu supliment, fie un coleg de cameră acceptat explicit.
- Familiile cu copii se verifică după capacitatea maximă a camerei și după politica hotelului privind paturile suplimentare.
- Ghidul și șoferul apar în listă separat, cu mențiunea clară a rolului.
- Persoanele cu mobilitate redusă se semnalează, pentru alocarea unei camere apropiate de lift sau adaptate.
- Camerele cu vedere sau etaj preferat se cer ca solicitare, nu ca obligație, dacă nu au fost contractate.
Când se transmite rooming list-ul hotelului?
Rooming list-ul se transmite hotelului la termenul stabilit în contract, care este de obicei între 7 și 30 de zile înainte de sosire, în funcție de mărimea grupului și de sezon. Termenul coincide adesea cu data de eliberare a camerelor blocate și neconfirmate.
Pentru circuitele cu mai multe hoteluri, fiecare unitate primește propria listă, cu datele exacte ale sejurului acolo. Planificarea etapelor unui astfel de program este detaliată în ghidul despre construirea unui circuit turistic.
Cum se gestionează modificările de ultim moment?
Modificările de ultim moment se transmit hotelului în scris, ca versiune nouă a listei, cu data și ora în nume și cu schimbările marcate vizibil. Trimiterea unor corecturi izolate prin telefon sau mesaje scurte duce la versiuni diferite la agenție și la recepție.
- Fiecare versiune primește un număr și o dată: „v3, 14 martie, 10:30”.
- Rândurile modificate se evidențiază, iar anulările se trec separat, nu se șterg.
- Se cere hotelului confirmarea scrisă a primirii ultimei versiuni.
- Ghidul grupului primește aceeași versiune, tipărită și în format electronic.
Anulările individuale de ultim moment pot genera penalități. Regulile aplicabile participanților, inclusiv ce garanții au în caz de anulare, sunt prezentate în articolul despre garanțiile oferite de agenții la anularea unui sejur.
Ce se verifică la sosirea grupului?
La sosirea grupului, ghidul sau reprezentantul agenției compară lista finală cu repartizarea făcută de recepție, înainte ca participanții să primească cheile. Verificarea durează câteva minute și evită mutările între camere după ce bagajele au fost deja urcate.
- Tipul de pat din fiecare cameră, mai ales distincția dintre DBL și TWN.
- Paturile suplimentare și pătuțurile pentru copii.
- Regimurile alimentare speciale, transmise și restaurantului.
- Ora de plecare din ultima zi și regulile pentru bagaje.
Rooming list-ul folosit la sosire este util și pentru masa de seară, mai ales când grupul ajunge târziu, situație tratată în ghidul despre servirea rapidă a unui grup de turiști în restaurant.
